Guide du photocopieur professionnel

copieur multifonctionCréation d’entreprise ou restructuration de votre parc d’impression, vous souhaitez faire installer un photocopieur professionnel dans vos locaux ? Les modèles actuels regroupent des paramètres technologiques dignes d’un ordinateur. Les grands fabricants de copieurs d’entreprise développent depuis plusieurs années des photocopieurs multifonctions toujours plus autonomes et performants, proposant des fonctionnalités bien plus optimisées que le copieur monofonctionnel.

Comment choisir son photocopieur professionnel ?

En fonction des besoins liés à l’activité de l’entreprise et du nombre de salariés, l’employeur peut décider de s’équiper de matériel d’impression dité de fonctionnalités complémentaires :

 

Installé en réseau et relié à chaque poste de l’entreprise, le photocopieur imprimante permet de supprimer les imprimantes professionnelles de chaque collaborateur et de centraliser les impressions et copies de l’entreprise sur un seul et unique appareil. Il permet de reproduire des documents sous différents formats (photocopie A3, photocopie A4, etc.) ou de différentes couleurs (, photocopie couleur), et de gérer plusieurs commandes d’impression en même temps.

Relié au réseau de l’entreprise, il numérise des documents de types textes ou photographies et les stocke à même son disque dur intégré ou directement sur le réseau interne de l’entreprise.

En plus de sa fonction d’imprimante et de scanner, il reçoit et envoie des documents par télécopie. Il est nécessairement équipé d’un modem interne qui transmet les données scannées. Plus la vitesse du modem et la capacité de mémoire du fax sont importantes, meilleur sera le trafic des données envoyées et reçues.

Croisement entre le copieur, le scanner, le fax et l’imprimante, le photocopieur multifonction a pour objectif, à terme, de supprimer les postes d’impression individuels et de centraliser les tâches informatiques des différents postes de l’entreprise.Il empêche ainsi l’accumulation des autres outils informatiques même si son gabarit imposant nécessite un emplacement adapté.

Une fois le besoin identifié, il convient de choisir le type d’impression approprié :

Ce type de matériel d’impression fournit une très bonne qualité d’impression pour les documents de type textes ou photos. Son coût, peu élevé à l’achat, peut rapidement devenir plus important suite à l’approvisionnement en cartouches d’encre liquide, plus coûteuses.

Le photocopieur laser est plus cher à l’achat mais le retour sur investissement est rapide. Les toners, ou cartouches d’encre sèche présentée sous forme de poudre, ont une longue durée de vie et offrent une vitesse et une qualité d’impression supérieures.

Les infrastructures ne permettent pas toujours d’installer tout type d’équipement d’impression de documents. Il faudra alors choisir entre :

Connectable au réseau de l’entreprise,il offre plus de fonctionnalités (il peut être multifonction, il est utilisable à distance, il sauvegarde un grand nombre de documents à traiter, etc.).

Non connectable au réseau, il est l’équivalent d’un copieur personnel. Son installation est simple et son coût moins élevé à l’achat que le photocopieur numérique.

Qels sont les modes de financement ?

Pour les entreprises désireuses de devenir propriétaire, l’achat comptant ou via le crédit d’équipement représente la meilleure solution pour acquérir du matériel de copie. L’achat d’un photocopieur offre des avantages non discutables tels qu’une TVA déductible ou le simple fait de pouvoir disposer de son parc d’impression à guise.

photocopieurAutre moyen de financement, la location consiste à verser des loyers à un loueur (ou bailleur) et offre la possibilité de racheter le matériel d’impression loué en fin de contrat de location et ceci à moindre prix. De plus la location de matériel informatique donne droit aux nombreux avantages proposés par le contrat de maintenance (entretien, remplacement des pièces défectueuses, etc.).

Le prix d’un photocopieur varie en fonction du type de photocopieur (choix des fonctionnalités nécessaires), du type d’impression (laser ou à jet d’encre), du type d’installation (numérique ou analogique) mais également du mode de financement.

Quelques demandes spécifique

Matériel récupéré puis recyclé, le copieur reconditionné permet de faire des économies et d’agir en faveur de l’environnement tout en offrant les performances initiales voire supérieures.

  • Le copieur grand format

Le photocopieur grand format permet de reproduire des documents spécifiques (plans, posters, cartes, etc.) de tailles différentes (formats A4 à A0).

Le photocopieur portable est doté des paramètres techniques adaptés aux besoins en mobilité de l’entreprise.

A peu près tous les machines sont dotées de la fonction photocopie recto-verso. Elle permet d’économiser du papier et de l’espace de rangement et peut se faire en mode automatique ou manuel selon le modèle du photocopieur.

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