Comment refondre son système d’impression ?

Les coûts d’impression occupent une place non négligeable dans le budget d’une entreprise. Ils sont estimés à environ 3% des coûts généraux. Qu’il s’agisse d’un souhait de rationalisation des coûts, ou que vous profitiez d’un déménagement ou de l’échéance de location de votre parc de copieurs, voici quelques conseils pour refondre au mieux votre parc d’impression.

Mener un audit de son système d’impression

C’est le bon moment pour faire un état des lieux du parc existant. L’audit peut être réalisé en interne, par un prestataire extérieur ou par un constructeur.

  • Relever le nombre d’imprimantes et de copieurs utilisés, ainsi que leurs modèles.
  • Vérifier si le parc est homogène : les appareils sont-ils tous de la même marque ?
  • Déterminer le nombre d’imprimantes fonctionnant en réseau et les coûts liés au matériel (cartouches, informatique, réseau).
  • Pour chaque service, noter le nombre de pages imprimées par mois et la manière dont elles sont imprimées (couleur, recto/verso, noir et blanc).
  • Interroger les utilisateurs de façon à connaître leurs usages et leurs souhaits.

Toutes les réponses obtenues vous permettront de passer à l’action en fonction de vos objectifs. En adaptant le matériel à l’utilisation qui en est faite, vous réduirez le coût d’impression à la page. De plus, le prix des licences des solutions logicielles d’impression varient selon la version (groupe ou monopersonnelle). Voyez ce dont votre entreprise a besoin.

Les constructeurs

Les entreprises font souvent appel aux constructeurs pour gérer leur parc d’impression. Elles leur soumettent une liste de critères auxquels ils doivent se plier. Simplicité des serveurs d’impression, performance des machines, distances maximales entre l’utilisateur et la machine, efficacité du help desk, taux de disponibilité, gestion des pannes, aspect financier, etc. sont autant de critères que les constructeurs doivent prendre en compte.

Les solutions externalisées

Ce recours à des solutions externalisées peut s’avérer judicieux pour les entreprises nécessitant un grand volume d’impression. Sur le marché français, l’éditeur Electrogeloz a été l’un des premiers à proposer cette solution aux entreprises où les utilisateurs impriment plus de 50 feuilles par jour. Il suffit d’une connexion Internet et d’un navigateur Web pour gérer les impressions.
Le matériel peut être loué afin d’être déductible des charges financières. Il peut aussi être utilisé en crédit-bail sur trois ans. A l’issue de cette période, l’entreprise en devient en propriétaire.
Refondre son système d’impression permet de réduire les coûts de 15 à 25%. Ces économies ne sont pas négligeables. C’est peut-être aussi le bon moment pour sensibiliser les utilisateurs au développement durable, si vous ne l’avez pas encore fait. En évitant le gaspillage, vous faîtes rimer écologie et économie par la mise en place de bonnes pratiques. Pour le bien de tous.