Il convient de définir au préalable l’usage que vous ferez du photocopieur et comprendre votre besoin :

Gros plan sur le photocopieur imprimante

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<h2>Dans certains secteurs, les coûts d'impression peuvent représenter jusqu'à 3 % du chiffre d'affaires annuel de l’entreprise… Il est donc primordial de diminuer ce budget autant que possible. Heureusement, il existe des méthodes simples et efficaces qui permettent d'agir et de <a href="/article/toner-encre-photocopieur-professionnel">limiter les dépenses</a> de papier et d'<a href="/article/toner-encre-photocopieur-professionnel">encre</a>. Mais pour y parvenir, vous devrez au préalable modifier les petites habitudes de travail de vos employés et les inciter à adopter les bonnes pratiques.</h2>
<h3>1. Déterminez les besoins de l'entreprise</h3>
<p>Pour réduire les coûts d'impression, il faut d'abord... les connaître ! Commencez par réaliser un audit du parc d'imprimantes et de copieurs (et des consommables associés) si ce n'est pas déjà fait, afin de déterminer l'état des machines utilisées et en particulier le coût par page pour chaque appareil. Cela vous aidera à calculer précisément vos dépenses en matière d'impression, et à établir un programme de diminution des coûts. Cet audit peut être réalisé en interne si vous estimez disposer des compétences nécessaires. A défaut, n'hésitez pas à recourir à un prestataire extérieur, que ce soit un cabinet de conseil ou un constructeur présent sur le marché.</p>
<p>Photocopieurs : comparez les fournisseurs</p>

<h3>2. Rationalisez le parc en réduisant le nombre de machines</h3>
<p>Utiliser des imprimantes, des scanners ou des photocopieurs individuels entraîne un surcoût pour l'entreprise, puisque même en veille les appareils électroniques consomment beaucoup d'électricité. A cela s'ajoutent les problèmes occasionnés par l’encombrement et l'hétérogénéité des machines. Vous avez donc intérêt à remplacer les vieux modèles par des <a href="/article/comment-choisir-imprimante-multifonction">versions multifonctions</a> plus récentes et performantes, diminuant ainsi la facture énergétique et permettant de ré-allouer la place libérée. En centralisant à chaque étage les appareils dans des zones dédiées, vous pouvez en outre réduire le bruit et accroître la qualité de vie au travail.</p>
<h3>3. Les bonnes pratiques à mettre en place d'urgence :</h3>
<ul>
<li>La toute première mesure à instaurer est la systématisation du recto-verso, rendue possible par les imprimantes multifonctions. Ce qui réduira du jour au lendemain la consommation de papier d'environ 30%!</li>
<li>Paramétrez l'ensemble des machines en optant pour l'impression noir et blanc par défaut, et en choisissant une qualité d'impression inférieure (le mode brouillon) toujours par défaut. En effet, la plupart des documents imprimés en entreprise ne nécessitent pas une impression couleur de haute précision, donc autant éviter ces dépenses inutiles.</li>
<li>Privilégiez la dématérialisation des documents de travail via la mise en place d'un service de courriel ou d'un réseau social d'entreprise par exemple, ainsi que l'archivage numérique à l'archive papier pour les documents légaux ou techniques.</li>
</ul>
<h3>4. Accompagnez les employés dans le changement</h3>
<p>Convaincre vos collaborateurs de partager des imprimantes, alors qu'ils disposaient d'une machine personnelle auparavant ne sera pas forcément chose aisée. De même, les forcer à employer du noir et blanc à la place de la couleur ne fera pas que des heureux. Vous devrez faire preuve d'une grande pédagogie dans la conduite du changement. Prévoyez des opérations de communication astucieuses, comme la visualisation du nombre d'arbres devant êtres coupés en fonction des commandes de ramettes de papier. Éventuellement, proposez de partager avec vos employés une partie des économies sous forme de titres-restaurant pour renforcer leur adhésion.</p>

Comment faire des économies sur ses coûts d'impression ?

<p>Les <a href="/article/reduire-cout-utilisation-imprimante" title="Réduire le coût d’utilisation de votre imprimante">coûts d’impression</a> occupent une place non négligeable dans le budget d’une entreprise. Ils sont estimés à environ 3% des coûts généraux. Qu’il s’agisse d’un souhait de rationalisation des coûts, ou que vous profitiez d’un déménagement ou de l’échéance de location de votre parc de copieurs, voici quelques conseils pour refondre au mieux votre parc d’impression.</p>
<h3>Mener un audit de son système d’impression</h3>
<p>C’est le bon moment pour faire un état des lieux du parc existant. L’audit peut être réalisé en interne, par un prestataire extérieur ou par un constructeur.</p>
<ul>
<li>Relever le nombre d’imprimantes et de copieurs utilisés, ainsi que leurs modèles.</li>
<li>Vérifier si le parc est homogène : les appareils sont-ils tous de la même marque ?</li>
<li>Déterminer le nombre d’imprimantes fonctionnant en réseau et les coûts liés au matériel (cartouches, informatique, réseau).</li>
<li>Pour chaque service, noter le nombre de pages imprimées par mois et la manière dont elles sont imprimées (couleur, recto/verso, noir et blanc).</li>
<li>Interroger les utilisateurs de façon à connaître leurs usages et leurs souhaits.</li>
</ul>
<p>Toutes les réponses obtenues vous permettront de passer à l’action en fonction de vos objectifs. En adaptant le matériel à l’utilisation qui en est faite, vous réduirez le <a href="/article/reduire-cout-utilisation-imprimante" title="Réduire le coût d’utilisation de votre imprimante">coût d’impression</a> à la page. De plus, le prix des licences des solutions logicielles d’impression varient selon la version (groupe ou monopersonnelle). Voyez ce dont votre entreprise a besoin.</p>
<p>Photocopieurs : comparez les fournisseurs</p>

<h3>Les constructeurs</h3>
<p>Les entreprises font souvent appel aux constructeurs pour gérer leur parc d’impression. Elles leur soumettent une liste de critères auxquels ils doivent se plier. Simplicité des serveurs d’impression, performance des machines, distances maximales entre l’utilisateur et la machine, efficacité du help desk, taux de disponibilité, gestion des pannes, aspect financier, etc. sont autant de critères que les constructeurs doivent prendre en compte.</p>
<h3>Les solutions externalisées</h3>
<p>Ce recours à des solutions externalisées peut s’avérer judicieux pour les entreprises nécessitant un grand volume d’impression. Sur le marché français, l’éditeur Electrogeloz a été l’un des premiers à proposer cette solution aux entreprises où les utilisateurs impriment plus de 50 feuilles par jour. Il suffit d’une connexion Internet et d’un navigateur Web pour gérer les impressions.
Le matériel peut être loué afin d’être déductible des charges financières. Il peut aussi être utilisé en crédit-bail sur trois ans. A l’issue de cette période, l’entreprise en devient en propriétaire.
Refondre son système d’impression permet de réduire les coûts de 15 à 25%. Ces économies ne sont pas négligeables. C’est peut-être aussi le bon moment pour sensibiliser les utilisateurs au développement durable, si vous ne l’avez pas encore fait. En évitant le gaspillage, vous faîtes rimer écologie et économie par la mise en place de bonnes pratiques. Pour le bien de tous.</p>

Comment refondre son système d’impression ?

scanner.jpg

<p>Une imprimante photocopieuse est d’abord une imprimante et sa première fonction est donc… d’imprimer ! Aussi appelée multifonction, elle peut être à jet d’encre ou laser, noir et blanc ou couleur.</p>
<p><strong>Descriptif de l’imprimante-photocopieuse</strong></p>
<p>Deux caractéristiques essentielles permettent d’évaluer la qualité et l’<a href="/article/avantages-de-lusage-dune-imprimante-professionnelle-multifonction" title="Avantages d&#039;une imprimante multifonction">efficacité d’une imprimante multifonction</a> : la résolution et la vitesse d’impression.
• La résolution se mesure en points par pouce (ppp en français et dpi « dot per inch » en anglais). Une définition de qualité moyenne est de 4 800 × 1 200 ppp. Elle peut monter à 5 760 × 1 440 ppp. Le choix de sa valeur dépend des besoins de l’entreprise. L’impression de photos requiert une résolution optimale, tandis qu’une valeur moyenne sera tout à fait suffisante pour l’impression quotidienne de textes.
• La vitesse d’impression varie considérablement d’une imprimante à l’autre : d’une à deux pages par minute pour une imprimante multifonction à jet d’encre d’entrée de gamme jusqu’à 75 pages par minute pour les plus gros modèles. Là encore, le choix de l’imprimante doit être réfléchi en fonction des besoins de l’entreprise.
Grâce à la connexion Ethernet, il est possible de relier l’imprimante-multifonction au réseau. Ainsi, son utilisation est partagée par plusieurs postes en même temps.</p>
<p>Photocopieurs : comparez les fournisseurs</p>

<p><strong>La fonction copieur</strong></p>
<p></p>
<p>Une imprimante multitâche peut être utilisée comme <a href="/article/photocopieurs-multifonctions" title="pricipales marques de photocopieurs">photocopieuse</a>. Il n’est pas nécessaire de passer par un ordinateur. La fonction copieur fonctionne grâce à la numérisation du document. L’efficacité de l’exécution de cette tâche dépend, comme pour l’impression, de la résolution et de la vitesse d’impression.</p>
<p><strong>La fonctionnalité scanner</strong></p>
<p>Les imprimantes multifonctions permettent de numériser des épreuves papier. Selon la connectique de l’imprimante photocopieuse, le document scanné peut être enregistré sur l’ordinateur relié ou directement sur une carte mémoire ou sur une clef USB. Dans ces deux derniers cas, la fonction numérisation peut être employée de façon indépendamment d’un ordinateur.
La qualité de la numérisation dépendra de la définition du point par pouce. La valeur moyenne, pour un document texte par exemple, est de 300 ppp. Les imprimantes multifonctions professionnelles peuvent proposer une numérisation de 600 ppp, idéale pour numériser des documents photographiques.</p>
<p><strong>La fonctionnalité fax</strong></p>
<p>Les fax peuvent être envoyés à partir d’un document papier ou d’un fichier. Dans le cas d’un document papier, son utilisation est déconnectée d’un poste PC. Il peut être relié à la ligne de téléphone via l’ADSL, il conserve alors le même numéro de téléphone.
On peut opter pour un fax numérique ou demander un abonnement à un service de fax numérique via le fournisseur d’accès internet.</p>

Imprimante-photocopieuse : comment ça marche ?

<h3>Le toner, qu’est-ce que c’est exactement ?</h3>
<p>Le toner est utilisé dans les <a href="/article/imprimante-professionnelle-comment-ca-marche">imprimantes laser</a> ou les <a href="/article/fournisseurs-de-photocopieurs-les-leaders-du-marche">photocopieurs</a>. Il se présente sous forme de poudre, principalement fabriquée à base de fines particules de résine et de matière plastique, le tout contenu dans une cartouche. On parle alors de cartouche de toner et parfois d’enveloppe de toner.</p>
<h3>Où acheter son toner ?</h3>
<p>Les grandes marques fabricantes d’imprimantes commercialisent des cartouches de toner dans des formats adaptés à leurs appareils. Si vous possédez une imprimante laser Xerox par exemple, il vous faudra acheter le toner adapté à votre machine de la même marque. On peut ainsi commander des recharges de toner directement via les fabricants, ou en acheter chez des fournisseurs de matériels de bureau qui vendent aussi des cartouches compatibles. Comme leur nom l’indique, elles ne sont pas directement fabriquées par les marques d’appareils d’impression. Elles peuvent donc être moins chères. On peut également acheter du toner en ligne chez des revendeurs spécialisés.</p>
<p>Photocopieurs : comparez les fournisseurs</p>

<h3>Les différents types de toner</h3>
<p>Comme pour les cartouches d’encre, on trouve du toner de plusieurs couleurs : noir, jaune, cyan et magenta. Les cartouches de toner diffèrent de ces cartouches par leur taille ainsi que par le nombre d’impressions qu’elles peuvent réalisées. La <a href="/article/photocopieur-comment-ca-marche">technique d’impression</a> n’est pas la même puisqu’on a d’un côté un liquide et de l’autre une poudre.</p>
<h3>Un toner, combien ça coûte ?</h3>
<p>Il n’y a pas de tarif unique pour le toner. Les prix dépendent de la quantité de toner que contient la cartouche et de la machine que vous possédez. La fourchette de prix est de ce fait très large et s’étend d’une centaine d’euros à plus de trois cents euros.</p>
<p>Pour faire des économies, il est aussi possible depuis quelques années d’acheter du <strong>toner reconditionné.</strong> Une cartouche de toner reconditionné, c’est une cartouche dite d’origine – de marque du fabricant - qui a suivi un cycle de reconditionnement très précis. Ce cycle de reconditionnement est une opération qui consiste dans le démontage intégral de la cartouche originale de toner, son nettoyage et si besoin, le changement des pièces présentant trop de marques d’usure. Une fois que la cartouche est prête, elle est remplie de toner, donc de poudre, puis subie un test d’impression avant d’être remise en vente.</p>
<p>Le principal avantage de ces cartouches reconditionnées, c’est qu’elles sont compatibles à votre matériel pour un coup moindre que l’achat de cartouches neuves. Qui plus est, à l’heure où les chartes écologiques sont de plus en plus présentes dans les entreprises, choisir des cartouches de tonner reconditionnées s’inscrit dans cette démarche de développement durable.</p>

Le toner : la réserve d’encre de votre photocopieur professionnel

<p>Le <strong>photocopieur professionnel</strong> est la clé de voûte de la gestion documentaire en entreprise. Qu'il s'agisse d'une imprimante multifonction couleur (A3/A4) ou d'un système de production à haute vitesse, s'équiper d'un matériel performant vous assure un <strong>coût à la page optimisé et un flux de travail fluide</strong>.</p>

Guide d'achat et Location de <br>Photocopieur Professionnel

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Besoin d'équiper vos équipes ou de renégocier votre contrat de location actuel ?

<p>Le choix du mode de financement d'un photocopieur d'entreprise dépend principalement de la gestion de votre trésorerie et de vos besoins de renouvellement technologique. L'achat direct, bien que plus rare en raison de l'obsolescence rapide du matériel, convient aux structures qui souhaitent amortir l'équipement sur le long terme et en conserver la pleine propriété.</p> <p>Néanmoins, la majorité des entreprises françaises se tournent vers la location opérationnelle (ou évolutive). Cette option permet d'intégrer le coût du matériel sous forme de loyers d'exploitation déductibles du bénéfice imposable. Le principal avantage réside dans la flexibilité : vous pouvez faire évoluer votre parc (ajouter un bac papier, passer à un modèle plus rapide) en cours de contrat pour l'adapter à la croissance de votre entreprise.</p> <p>En parallèle, le contrat de maintenance est un élément indissociable de votre devis. Généralement basé sur un prix au clic (noir et blanc ou couleur), il englobe la livraison automatique de toner avant la panne, le remplacement des pièces d'usure (tambours, fours) et le déplacement d'un technicien certifié en cas de dysfonctionnement.</p> <ul> <li><a href="#" target="_blank" rel="noopener">Le prix à la page : comment analyser et négocier son contrat d'entretien</a></li> <li><a href="#" target="_blank" rel="noopener">Photocopieur A3 ou A4 : critères de choix selon votre activité</a></li> </ul>

Achat, crédit-bail ou location financière : comment financer votre copieur ?

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Réduisez vos coûts d'impression

<p>Les photocopieurs actuels regroupent des caractéristiques dignes de celles d’un ordinateur : processeur, disque dur, modem, messagerie électronique. Ils deviennent autonomes et proposent des fonctionnalités supplémentaires à leur fonction première. On parle de <strong>photocopieur imprimante</strong> pour désigner un photocopieur, avec l’option d’impression de documents, relié à chaque poste de l’entreprise via le réseau interne. Il permet de supprimer les <a href="/article/avantages-de-lusage-dune-imprimante-professionnelle-multifonction" title="Avantages de l’usage d’une imprimante professionnelle multifonction">imprimantes professionnelles</a> de chaque collaborateur et de centraliser les impressions et copies de l’entreprise sur un seul et unique appareil.</p>
<p>Il doit permettre de :</p>
<ul>
<li>Reproduire des documents : sous différents formats (photocopie A3, photocopie A4, etc.) ou sous différentes couleurs (photocopie noir et blanc, photocopie couleur),</li>
<li>Gérer plusieurs commandes d’impression à la fois.</li>
</ul>
<p>En option, il peut :</p>
<ul>
<li>Faire des copies recto-verso,</li>
<li>Agrafer les documents à la sortie d’impression.</li>
</ul>
<p>Photocopieurs : comparez les fournisseurs</p>

<h3>Comment choisir son équipement ?</h3>
<p>Il convient de définir au préalable l’usage que vous ferez d'une imprimante photocopieur et comprendre votre besoin :</p>
<ul>
<li>Quel est le débit d’impressions par jour en moyenne ?</li>
<li>Quel est le temps d’attente entre chaque lancement d’impression (impressions fréquentes ou ponctuelles) ?</li>
<li>Combien de postes informatiques sont-ils reliés au [photocopieur ](/photocopieur-laser/ "Photocopieur laser ou à jet d’encre, que choisir )?</li>
<li>Quel est le type de document imprimé (textes noir et blanc, graphismes, présentations couleur, etc.) ?</li>
<li>Quelle est la capacité de mise en mémoire requise ?</li>
<li>Certains documents à imprimer sont-ils confidentiels (avec usage d’un code d’accès) ?</li>
</ul>
<p>Ces questions permettent de comprendre quel type de performance il vous faut privilégier plutôt qu’une autre :</p>
<ul>
<li>Vitesse d’impression,</li>
<li>Résolution de l’impression,</li>
<li>Capacité de mise en mémoire,</li>
<li>Temps de préchauffage entre chaque impression.</li>
</ul>
<h3>Les avantages et les limites du photocopieur imprimante</h3>
<h3>Les avantages :</h3>
<ul>
<li>Économique : installé en réseau, il permet de supprimer les machines personnelles installées sur chaque ordinateur.</li>
<li>Pratique : outil polyvalent 2en1, il permet des économies d’espace dans chaque bureau,</li>
<li>Rapide : la vitesse et la qualité d’impression sont plus élevées qu’une imprimante de bureau individuelle,</li>
</ul>
<h3>Les inconvénients :</h3>
<ul>
<li>Plus imposant qu’une [imprimante de bureau](/imprimante-professionnelle-comment-ca-marche/ "Imprimante professionnelle : comment ça marche ), son installation exige un espace adapté au sein des locaux,</li>
<li>Il fonctionne impérativement sur réseau,</li>
<li>Il n’est pas adapté aux très petites structures.</li>
</ul>