Bien choisir son copieur nécessite de bien évaluer tous les besoins et toutes les attentes de l’entreprise. Les photocopieuses sont à présent quasiment toutes multifonction : reliées au réseau, elles font également fonction d’imprimante, de fax et de scanner. Cependant, il est indispensable de connaître les différents paramètres et caractéristiques toutes les machines ne se valent pas.
Comment choisir son photocopieur multifonction ?
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Photocopieur noir et blanc ou couleur ?
Sauf services spécifiques, la majorité des départements d’une entreprise peuvent se contenter d’un appareil noir et blanc. Cela dit, le choix d’un photocopieur couleur multifonction se justifiera dès que les impressions de photos ou les impressions en couleur dépasseront les 150 pages par mois.
Photocopieurs : comparez les fournisseursLe choix d’un copieur couleur dans le cas d’un faible usage pose problème car les cartouches insuffisamment utilisées peuvent s’abîmer et devront plus vite être remplacées. Le coût sera finalement augmenté.
Il faut savoir qu’un photocopieur noir et blanc peut numériser les documents en couleur.
Jet d’encre ou laser ?
Le photocopieur à jet d’encre multifonction est en général moins cher à l’achat mais sa vitesse d’impression est plus lente. En cas d’utilisation importante, les cartouches devront être renouvelées très régulièrement et le coût augmentera.
Pour les photocopieuses couleur, il existe des cartouches monobloc ou séparées. Les premières sont moins chères mais elles conduisent au gaspillage quand les couleurs sont peu utilisées.
Le photocopieur laser multifonction est plus encombrant mais beaucoup plus rapide. Son volume moyen d’impression tourne autour de 3000 pages par mois. Le coût par page est alors nettement mois élevé que pour les copieurs utilisant la technologie jet d’encre.
La vitesse de copie
Selon les besoins, la vitesse devient un critère déterminant. Il est donc nécessaire d’étudier les capacités du photocopieur multifonction.
• Jusqu’à 3000 copies par mois, une vitesse de moins de 20 pages par minute sera tout à fait adaptée.
• Entre 3000 et 25000 pages, un photocopieur polyvalent devra pouvoir atteindre 20 à 45 ppm.
• Au-delà de 25000 pages, opter pour les copieurs les plus rapides, jusqu’à 75 ppm.
La vitesse influe considérablement sur le prix d’un photocopieur mais il serait peu judicieux de ne pas en tenir compte.
Photocopieur Multifonction : choisir les options
La connectique de la photocopieuse multifonction peut être très importante selon l’organisation de l’entreprise : liaison au réseau, ports Ethernet et USB, lecteur de carte…
Les options de copie seront indispensables pour des documents aboutis : tri, agrafe, reliure, perforation, etc.
Lors de l’achat d’un photocopieur multi-usage, il est nécessaire de prendre en compte les formats et nature de documents à copier : A4 et A3, enveloppes, étiquettes, transparents et la possibilité d’ajouter des bacs de chargement papier pour les formats utilisés.
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